Dlaczego nie wysyłam umowy pośrednictwa mailem? Kulisy pracy AGENT POWER

Wokół pracy pośredników nieruchomości narosło wiele mitów. Jednym z tematów, który regularnie pojawia się podczas pierwszego kontaktu z klientem, jest moment zawarcia umowy pośrednictwa.

Zdarza się, że słyszę przez telefon: „Panie Tobiaszu, proszę tylko przesłać mi umowę mailem. Przeczytam, podpiszę i możemy od razu jechać oglądać mieszkanie”.

Rozumiem takie podejście. Każdy z nas chce załatwiać sprawy szybko, szczególnie gdy na rynku pojawia się interesująca nieruchomość.

W praktyce zakup mieszkania lub domu to jednak nie zakup produktu, który można wrzucić do koszyka jednym kliknięciem.

W AGENT POWER umowa pośrednictwa jest początkiem konkretnej współpracy. Dlatego chcę najpierw poznać potrzeby klienta, wyjaśnić zasady działania i odpowiedzieć na pytania, zanim ruszymy na prezentacje nieruchomości.

Nie dlatego, że przepisy wymagają osobistego podpisania umowy w biurze. Nie wymagają.

Ustawa o gospodarce nieruchomościami przewiduje możliwość zawarcia umowy pośrednictwa zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. To mój świadomy standard pracy, którego celem jest przejrzystość współpracy, właściwe przygotowanie klienta oraz bezpieczeństwo obu stron.

Umowa pośrednictwa to nie formalność do odhaczenia

Wielu klientów po raz pierwszy spotyka się z umową pośrednictwa dopiero wtedy, gdy chce obejrzeć konkretną nieruchomość. Wtedy łatwo potraktować dokument jak przeszkodę stojącą na drodze do prezentacji.

W praktyce jest dokładnie odwrotnie.

Umowa określa zasady współpracy pomiędzy klientem a pośrednikiem. Powinna jasno wskazywać zakres świadczonych usług, sposób ustalenia wynagrodzenia oraz pozostałe warunki współpracy.

Dlatego w AGENT POWER umowy nie traktuję jako formalności do szybkiego podpisania. Wspólnie przechodzimy przez jej treść punkt po punkcie i omawiamy najważniejsze zasady współpracy.

Dotyczy to również załączników do umowy, m.in. informacji dotyczących RODO, obowiązków wynikających z przepisów AML oraz tabeli prezentacji nieruchomości. Chcę, aby klient przed rozpoczęciem współpracy wiedział, co podpisuje, jakie są zasady współpracy i czego może ode mnie oczekiwać.

Takie spotkanie nie musi odbywać się wyłącznie w biurze. Możemy umówić się również bezpośrednio przed prezentacją nieruchomości, w jej pobliżu lub w innym dogodnym dla klienta miejscu.

W przypadku klienta kupującego spotkanie może być pierwszym etapem współpracy – omawiamy dokumenty i zasady działania, a następnie rozpoczynamy wspólne poszukiwanie nieruchomości odpowiadających jego potrzebom.

Jeżeli coś jest niejasne, pytamy. Jeżeli pojawia się wątpliwość, wyjaśniamy ją. Jeżeli klient potrzebuje czasu na zapoznanie się z warunkami, ten czas otrzymuje.

To dla mnie znacznie ważniejsze niż samo zdobycie podpisu.

Dlaczego nie wysyłam umowy „do szybkiego podpisania” przed prezentacją?

Powód jest prosty: chcę, żeby klient dokładnie wiedział, z kim rozpoczyna współpracę i na jakich zasadach.

W praktyce rozmowa przed podpisaniem umowy pozwala omówić między innymi:

• czego dokładnie dotyczy współpraca,
• jakie nieruchomości obejmuje umowa,
• w jaki sposób ustalane jest wynagrodzenie pośrednika,
• kiedy powstaje obowiązek zapłaty wynagrodzenia,
• jak wygląda proces prezentacji nieruchomości,
• jakie są zasady dalszej współpracy przy poszukiwaniu nieruchomości,
• jakie informacje i dokumenty będą potrzebne na kolejnych etapach transakcji.

To nie musi być długa formalna procedura. Czasami wystarczy kilkanaście minut konkretnej rozmowy. Ważne jest jednak to, żeby podpis nie był efektem pośpiechu.

Prawo pozwala na umowę elektroniczną. Dlaczego więc wybieram spotkanie?

To ważne rozróżnienie.

Nie twierdzę, że umowy pośrednictwa nie można zawrzeć elektronicznie. Można. Przepisy wprost przewidują formę pisemną lub elektroniczną pod rygorem nieważności.

Moja decyzja dotycząca spotkania wynika z modelu pracy AGENT POWER.

Chcę przed rozpoczęciem prezentacji poznać osobę, z którą będę współpracował. Chcę wiedzieć, czego naprawdę szuka, jaki ma budżet, jakie są jej najważniejsze kryteria i czego oczekuje od całego procesu.

Zakup mieszkania w Olkuszu, Wolbromiu, Bukownie czy Kluczach nie powinien zaczynać się od przypadkowego podpisania dokumentu wysłanego pięć minut wcześniej na telefon. Powinien zaczynać się od konkretnej rozmowy.

Bezpieczeństwo właściciela zaczyna się przed prezentacją

Jest jeszcze drugi powód, o którym rzadziej mówi się publicznie.

Pośrednik nie pracuje wyłącznie dla osoby kupującej. Ma również obowiązki wobec właściciela nieruchomości, któremu powierzono klucze i prywatną przestrzeń.

Jeżeli sprzedaję mieszkanie lub dom w Olkuszu, Wolbromiu, Kluczach czy Bukownie, właściciel oczekuje ode mnie czegoś bardzo konkretnego: żeby jego nieruchomość nie była miejscem przypadkowych wizyt osób, o których nic nie wiem.

Dlatego w AGENT POWER przywiązuję dużą wagę do identyfikacji klienta i uporządkowania procesu przed prezentacją.

Ma to również znaczenie z punktu widzenia przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami należą do kategorii instytucji obowiązanych w rozumieniu przepisów AML, co wiąże się między innymi z obowiązkami dotyczącymi identyfikacji i weryfikacji klienta oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego.

Nie oznacza to, że każda czynność musi odbywać się wyłącznie osobiście. Oznacza natomiast, że profesjonalne biuro powinno mieć uporządkowane procedury i wiedzieć, z kim rozpoczyna relację biznesową.

Spotkanie przed prezentacją nie jest stratą czasu?

Wręcz przeciwnie.

Wielokrotnie okazuje się, że już podczas pierwszej rozmowy można wyeliminować nieruchomości, które na pierwszy rzut oka wydają się interesujące, ale w praktyce nie spełniają oczekiwań klienta.

Przykład?

Klient mówi, że szuka mieszkania w Olkuszu z trzema pokojami. Dopiero podczas rozmowy wychodzi na jaw, że jeden z pokoi ma służyć jako gabinet, mieszkanie powinno mieć balkon, a bardzo ważna jest również ekspozycja dzienna.

Jeżeli tego nie ustalimy, możemy obejrzeć pięć mieszkań, które formalnie spełniają kryterium „trzy pokoje”, ale żadne nie będzie właściwe.

Jeżeli ustalimy to wcześniej, poszukiwanie staje się znacznie bardziej konkretne.

Dlatego traktuję pierwsze spotkanie nie jako formalność, ale jako element właściwego rozpoznania potrzeb klienta.

Jak wyglądają zasady współpracy z AGENT POWER?

Nie chcę, żeby klient zastanawiał się po podpisaniu umowy, co właściwie oznacza dokument, który właśnie podpisał.

Dlatego zasady współpracy powinny być jasne od początku.

• Rozmawiamy przed podpisaniem umowy. Omawiamy najważniejsze warunki współpracy i odpowiadam na pytania.
• Umowa określa zakres współpracy. Klient wie, czego może oczekiwać ode mnie jako pośrednika.
• Standardowo pierwsze 5 prezentacji nieruchomości odbywa się bez dodatkowej opłaty. W przypadku konieczności przeprowadzenia kolejnych prezentacji obowiązują zasady określone w umowie pośrednictwa.
• Prezentowane nieruchomości są wskazywane w uporządkowany sposób. Dzięki temu obie strony wiedzą, czego dotyczy współpraca.
• Każdy etap transakcji jest omawiany z klientem. Nie zakładam, że klient powinien znać wszystkie procedury obowiązujące na rynku nieruchomości.

Tak właśnie rozumiem transparentność.

A co, jeśli klient chce najpierw przeczytać umowę?

To oczywiście rozsądne podejście.

Nie oczekuję, że ktoś podpisze dokument, którego nie przeczytał albo którego nie rozumie.

Jeżeli klient chce zapoznać się z warunkami współpracy przed spotkaniem, może to zrobić. Różnica polega na tym, że nie traktuję wysłania dokumentu jako substytutu rozmowy i nie chcę, aby umowa była podpisywana automatycznie tylko po to, żeby zdążyć na prezentację.

W przypadku umów zawieranych na odległość albo poza lokalem przedsiębiorstwa mogą dodatkowo pojawić się obowiązki wynikające z ustawy o prawach konsumenta. Dotyczą one między innymi przekazania informacji przed zawarciem umowy oraz potwierdzenia jej zawarcia na trwałym nośniku.

Dlatego sposób zawierania umowy zawsze powinien być dopasowany do konkretnej sytuacji, a nie sprowadzony do zasady „wyślij PDF i podpisz”.

Najczęstsze pytania klientów o umowę pośrednictwa

• Czy umowę pośrednictwa można podpisać elektronicznie?

  Tak. Ustawa o gospodarce nieruchomościami przewiduje, że umowa pośrednictwa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Nie ma więc przepisu, który nakazywałby każdemu klientowi osobiste podpisanie umowy. W AGENT POWER spotkanie jest elementem mojego standardu pracy, a nie przedstawianiem wewnętrznej procedury jako obowiązku ustawowego.

• Dlaczego AGENT POWER preferuje spotkanie przed prezentacją?

  Chcę najpierw poznać potrzeby klienta, wyjaśnić zasady współpracy i uporządkować kwestie formalne. Dzięki temu prezentacja nie jest przypadkowym spotkaniem, ale kolejnym etapem konkretnego procesu zakupu.

• Czy muszę podpisać umowę przed obejrzeniem mieszkania?

  W przypadku współpracy z AGENT POWER rozpoczęcie obsługi klienta odbywa się na zasadach określonych w umowie pośrednictwa. Przed jej podpisaniem omawiamy warunki współpracy, wynagrodzenie oraz zakres świadczonej usługi. Sama ustawa nie nakazuje jednak, aby umowa była podpisana osobiście przed każdą prezentacją.

• Dlaczego pośrednik pyta o moje dane i dokument tożsamości?

  Pośrednicy w obrocie nieruchomościami są objęci przepisami AML. W ramach obowiązków wynikających z tych regulacji pośrednik może być zobowiązany między innymi do identyfikacji i weryfikacji klienta. Zakres oraz sposób wykonania tych czynności powinien wynikać z obowiązujących przepisów i procedur AML stosowanych przez biuro.

• Czy umowa pośrednictwa jest potrzebna, jeśli chcę tylko obejrzeć mieszkanie?

  Jeżeli prezentacja odbywa się w ramach usługi pośrednictwa, zasady tej usługi powinny być jasno określone. Dlatego w AGENT POWER nie chcę pozostawiać klienta z pytaniem, za co odpowiada biuro, jakie są zasady wynagrodzenia i czego dotyczy współpraca. Wszystko ustalamy przed rozpoczęciem właściwego procesu.

Dlaczego warto podjąć współpracę z biurem nieruchomości AGENT POWER?

Przez lata pracy przekonałem się, że większość problemów w transakcjach nie zaczyna się przy podpisywaniu aktu notarialnego. Często zaczyna się znacznie wcześniej – od niejasnych ustaleń, braku informacji albo założenia, że „jakoś to będzie”.

W AGENT POWER staram się działać inaczej. Jako licencjonowany pośrednik PPRN Nr 23804 stawiam na jasne zasady, transparentną komunikację i uporządkowany proces.

Nie twierdzę, że osobiste spotkanie jest jedyną prawidłową formą zawarcia umowy. Prawo dopuszcza również formę elektroniczną.

Uważam jednak, że w wielu przypadkach bezpośrednia rozmowa przed rozpoczęciem współpracy pozwala lepiej zrozumieć potrzeby klienta i właściwie ustalić zasady działania.

Bo dobra współpraca zaczyna się nie od podpisu, ale od tego, czy obie strony dokładnie wiedzą, na co się umawiają.

Jeżeli planujesz sprzedaż mieszkania, domu lub działki w Olkuszu, Wolbromiu, Bukownie, Kluczach albo w innych miejscowościach powiatu olkuskiego, zapraszam do kontaktu.

Tobiasz Kocot
tel. 500 613 132
e-mail: tobiasz.kocot@agentpower.pl

Podsumowanie:

Nie wysyłam umowy pośrednictwa mailem do bezrefleksyjnego podpisania tylko po to, żeby jak najszybciej przejść do prezentacji.

To mój świadomy standard pracy, którego podstawą są jasne zasady, rozmowa i odpowiedzialność za cały proces.

Prawo dopuszcza elektroniczną formę umowy, dlatego nie przedstawiam swojej procedury jako obowiązku ustawowego.

Wierzę jednak, że w nieruchomościach czas poświęconych na dobrą rozmowę może oszczędzić znacznie więcej pytań i nieporozumień na kolejnych etapach transakcji.