Dane osobowe a pośrednictwo nieruchomości w Olkuszu

W pracy pośrednika nieruchomości codziennie operujemy danymi klientów: imię i nazwisko, adres, PESEL, numer dowodu, numer księgi wieczystej czy informacje finansowe. Jako biuro nieruchomości działające w Olkuszu i okolicach (Wolbrom, Klucze, Miechów) wiem, że dla klientów bezpieczeństwo danych jest równie istotne jak przejrzystość transakcji. Ten tekst wyjaśnia w prosty sposób, co wolno pośrednikowi, czego możesz oczekiwać jako klient i kiedy potrzebna jest dodatkowa zgoda lub szczególna ostrożność.

Co to są „dane osobowe” - krótkie przypomnienie

Zgodnie z RODO (GDPR) dane osobowe to każda informacja o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej - od imienia i nazwiska, przez PESEL, po identyfikatory lokalizacyjne. To oznacza, że większość informacji, które podajesz pośrednikowi, podlega ochronie i zasadom RODO.

Na jakiej podstawie pośrednik przetwarza Twoje dane?

Umowa pośrednictwa - to najczęstsza i wystarczająca podstawa prawna do przetwarzania danych: umożliwia nam wykonanie umowy (kontakt, prezentacje, przygotowanie dokumentów, mediacje). Zapis o granicach przetwarzania jest zwykle w umowie i jej załącznikach.
Obowiązki prawne (AML) - w określonych sytuacjach pośrednik jest „podmiotem obowiązanym” i ma ustawowe obowiązki identyfikacji i weryfikacji klienta (np. gdy transakcja budzi podejrzenia lub dotyczy większych kwot). To oznacza prawo i obowiązek zebrania większej ilości informacji.

Co pośrednik może robić bez dodatkowej zgody, a kiedy zgoda jest potrzebna?

Bez dodatkowej zgody: kontaktowanie się z Tobą, wysyłanie ofert wynikających z zakresu umowy, prowadzenie działań marketingowych związanych z wykonywaną usługą (jeżeli to wynika z umowy).
Wymagana dodatkowa zgoda: przekazanie Twoich danych do zewnętrznych podmiotów (doradca kredytowy, deweloper, inny pośrednik), umieszczanie Twoich danych poza obszarem celu umowy (np. publikacja numeru KW w ogłoszeniu bez Twojej zgody). Zgoda musi być dobrowolna, świadoma i udokumentowana.

Księgi wieczyste i numery KW - uwaga na szczególne traktowanie

Urząd Ochrony Danych Osobowych i sądy potwierdziły, że numer księgi wieczystej traktowany jest jako dane osobowe (może prowadzić do identyfikacji właściciela). Oznacza to, że publikowanie numeru KW w ogłoszeniu czy na publicznym profilu bez zgody może rodzić problemy prawne. Dlatego w praktyce często w ogłoszeniach zamiast pełnego numeru używamy skrótów lub udostępniamy numer zainteresowanym osobom dopiero po kontakcie i uzasadnieniu celu.

AML - obowiązki pośrednika, które wpływają na przetwarzanie danych

Ustawa AML obliguje niektóre podmioty do identyfikacji klientów i weryfikacji źródeł środków. Dla pośrednika oznacza to konieczność zebrania i przechowywania informacji potrzebnych do oceny transakcji (np. dokumenty tożsamości, źródło finansowania). To nie „chwyt na dane” - to wymóg ustawowy mający chronić obie strony przed przestępczym wykorzystaniem obrotu nieruchomościami.

W praktyce:

poproszę Cię o dowód tożsamości (ale stosuję zasadę minimalizacji danych),
mogę prosić o dokumenty potwierdzające źródło środków, jeżeli transakcja tego wymaga.

Jak dbam o bezpieczeństwo Twoich danych w Agent Power

Minimalizacja danych - zbieramy tylko to, co jest niezbędne do wykonania usługi.
Przejrzystość - przed rozpoczęciem współpracy wyjaśniam, jakie dane zbieram i w jakim celu (w umowie i załącznikach).
Bezpieczne przechowywanie - dane przechowywane są w systemie CRM z kontrolą dostępu; dokumenty papierowe zabezpieczone w siedzibie biura.
Prawo do wglądu i korekty - masz prawo sprawdzić swoje dane i poprosić o ich korektę.
Zgody i przekazywanie danych - każde przekazanie danych zewnętrznemu partnerowi (np. doradcy kredytowemu, rzeczoznawcy) odbywa się za Twoją zgodą i z zachowaniem udokumentowanej ścieżki.

W Agent Power priorytetem jest bezpieczeństwo transakcji i ochrona prywatności klientów - zarówno kupujących, jak i sprzedających.

Praktyczne wskazówki dla klientów (kupujących i sprzedających w Olkuszu, Wolbromiu, Kluczach, Miechowie)

Czytaj umowę pośrednictwa - zwróć uwagę na klauzule dotyczące ochrony danych i zgód na przekazywanie kontaktów. Umowa to Twój dokument bezpieczeństwa.
Nie udostępniaj numeru dowodu publicznie - nie przesyłaj wprost numerów dokumentów w ogłoszeniach czy w komentarzach.
Zgoda na przekazanie kontaktu - jeżeli oczekujesz, by Twój kontakt trafił do doradcy kredytowego, potwierdź to wyraźnie (mail, załącznik).
Numery ksiąg wieczystych - rozumiej wpływ ich ujawnienia.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

✔️ Czy pośrednik może skopiować mój dowód?
Tak, w określonych sytuacjach wynikających z ustawy AML lub gdy jest to niezbędne do zawarcia umowy - ale kopiowanie powinno być ograniczone i uzasadnione.

✔️ Czy muszę wyrażać zgodę na przekazanie mojego kontaktu doradcy kredytowemu?
Tak - przekazanie danych do innego podmiotu poza zakresem umowy wymaga osobnej, dobrowolnej zgody.

✔️ Czy numer KW można zamieszczać w ogłoszeniu?
Lepiej ostrożnie - numer KW to dane osobowe. Najbezpieczniej udostępniać go zainteresowanym po zweryfikowaniu ich tożsamości.

Podsumowanie:

Jako Twój pośrednik (Pośrednik nieruchomości Olkusz) traktuję ochronę danych jako część rzetelnej obsługi: to nie formalność, ale element budujący zaufanie i bezpieczeństwo transakcji. Umowa pośrednictwa daje mi prawną podstawę do działania - jednocześnie każda dodatkowa operacja na Twoich danych (udostępnienie osobom trzecim, publikacja numerów KW) wymaga Twojej klarownej zgody. Jeśli chcesz - oprowadzę Cię krok po kroku przez zasady przetwarzania danych w naszej współpracy i zabezpieczymy transakcję tak, by spełniała wszystkie standardy RODO i wymogi AML.

Masz pytania lub chcesz omówić swoją sprawę indywidualnie (np. sprzedaż mieszkania w Olkuszu, zakup w Wolbromiu czy Kluczach)? Skontaktuj się - odpowiem jasno, po ludzku i zgodnie z prawem.

Pozdrawiam serdecznie,
Właściciel Nowoczesnego Biura Nieruchomości AGENT POWER
Tobiasz Kocot
Licencjonowany Pośrednik PPRN Nr. 23804